Les pièces indispensables pour prouver l’utilisation d’un véhicule de courtoisie
En règle générale, lorsque vous empruntez un véhicule de courtoisie, plusieurs documents vous sont remis. Il est parfois tentant de les mettre de côté sans trop y prêter attention. Or, pour être en mesure de justifier d’une période précise d’utilisation ou d’apporter la preuve du prêt, la meilleure habitude est de conserver :
Le contrat de prêt ou de location
C’est probablement le document clé. Au moment de récupérer la voiture de courtoisie, vous signez un contrat qui mentionne :
- Vos coordonnées complètes (nom, adresse, etc.).
- Les informations relatives au véhicule de courtoisie (marque, modèle, immatriculation).
- La période exacte de mise à disposition (date et heure de début, date et heure de fin).
- Les conditions d’assurance et les éventuels coûts ou franchises.
Cette pièce contractuelle intervient comme preuve officielle de la mise à disposition de la voiture. Conservez-en une copie bien au chaud ! En cas de doute ou de contestation ultérieure, vous avez sous la main la trace écrite et formelle qui établit d’une part que vous aviez droit à ce véhicule, et d’autre part, que vous l’avez utilisé dans une plage horaire précise. Sans ce contrat, la démonstration devient plus complexe, car il ne reste souvent que la bonne foi ou éventuellement des témoignages : or, ça ne pèse généralement pas très lourd, surtout si un litige sérieux se déclare.
La facture ou le justificatif financier
Dans certains cas, le prêt d’un véhicule de courtoisie se fait gratuitement (offert par le garage ou l’assurance). Dans d’autres circonstances, vous réglez un montant journalier ou hebdomadaire, ensuite remboursé par votre assureur. Quelle que soit la configuration, vous disposez rarement d’un contrat seul : très souvent, une facture, un reçu ou un relevé de transaction accompagne le document de prêt.
Ces éléments constituent des preuves solides : la facture mentionne la date de prise en charge et celle de restitution. Elle précise également les informations sur l’entreprise ou le garage qui a fourni le véhicule. C’est important, notamment si vous devez prouver auprès d’un tribunal ou d’une institution officielle la véracité de votre utilisation. Le simple fait d’avoir la facture avec votre nom, le véhicule concerné et les dates, c’est un atout majeur.
L’attestation du garage ou du concessionnaire
Parfois, on ne vous remet pas un contrat en bonne et due forme, mais un document plus simple, comme une attestation ou un certificat établi par le garage. Ce papier indique que votre voiture personnelle est restée en réparation chez eux, et qu’en attendant, ils vous ont fourni un véhicule de courtoisie. Ce document :
- Certifie l’immobilisation de votre voiture principale.
- Décrit le véhicule prêté (son numéro d’immatriculation notamment).
- Spécifie les dates exactes où ce véhicule de courtoisie a été mis à votre disposition.
C’est un justificatif particulièrement précieux quand on vous le demande a posteriori, par exemple pour compléter un dossier d’assurance qui exigerait de prouver la période de location. D’un point de vue légal, cette attestation peut être rédigée sur du papier à en-tête du garage, ou simplement signée et tamponnée, ce qui en fait un moyen de preuve reconnu par de nombreuses compagnies d’assurance et organismes officiels.
L’attestation d’assurance
Bien souvent, le véhicule de courtoisie est couvert par une assurance appartenant au garage ou au loueur, ou bien il est rattaché à votre propre contrat d’assurance le temps de la réparation. Dans les deux cas, une attestation d’assurance spécifique peut être produite si nécessaire. Dans la pratique, ce document est essentiel, car il prouve que le véhicule était assuré et que vous étiez autorisé à le conduire : un point non négligeable si un sinistre survenait pendant cette période.
Pour justifier auprès d’une tierce personne de l’utilisation effective du véhicule, vous pouvez demander à votre assureur (ou à celui du garage) une copie de cette attestation mentionnant votre nom, les références du contrat et la période concernée. D’ailleurs, si vous devez un jour rédiger un courrier de contestation ou un courrier expliquant que vous n’étiez pas au volant de votre véhicule habituel parce qu’il était en panne, cette attestation d’assurance sur le véhicule de courtoisie vient appuyer votre bonne foi.