24/05/2025
Avant même d’énumérer les documents à fournir, il est important de comprendre la logique qui se cache derrière cette exigence de preuve. Le véhicule de courtoisie est une voiture que l’on met à votre disposition à titre temporaire, généralement lorsque la vôtre est immobilisée pour une durée plus ou moins longue. Les raisons les plus fréquentes sont :
• Un accident : en cas de sinistre couvert par votre assurance, vous obtenez parfois le prêt d’un véhicule. • Une panne importante : lorsque votre voiture doit passer plusieurs jours au garage pour des réparations majeures. • Un entretien de longue durée : certaines opérations chez le concessionnaire peuvent exiger un temps d’immobilisation élevé, et souvent, le dépanneur ou le garagiste vous propose une petite citadine de rechange.
De nombreuses personnes se retrouvent alors avec un véhicule de remplacement qui peut leur être facturé ou remboursé, selon les conditions de leur contrat (assurance ou location). Dans ces situations, on est parfois amené à prouver qu’on en a réellement fait usage : assureur qui demande la facture ou l’attestation d’utilisation, litige sur une contravention émise le même jour où vous étiez censé conduire un autre véhicule, etc. Le plus souvent, la justification se fait très simplement, grâce à des documents standards. Mais pour éviter toute mauvaise surprise, mieux vaut savoir exactement de quoi il s’agit !
Par ailleurs, il faut savoir que certains conflits peuvent surgir : on a, par exemple, refusé de vous rembourser les frais de location sous prétexte que vous n’aviez pas produit les bons justificatifs. Ou encore, vous recevez une relance de contravention pour excès de vitesse alors que cette amende aurait dû être adressée au conducteur du véhicule de courtoisie (ou à la personne qui l’avait réellement en charge). Dans ce dernier cas, vous devez rapidement prouver votre identité et attester que vous n’étiez pas l’utilisateur principal ce jour-là. D’où l’importance de conserver les attestations et éventuels contrats qui démontrent clairement la période et les conditions d’emprunt du véhicule. Envoyez votre demande par courrier recommandé pour appuyer votre propos.
En règle générale, lorsque vous empruntez un véhicule de courtoisie, plusieurs documents vous sont remis. Il est parfois tentant de les mettre de côté sans trop y prêter attention. Or, pour être en mesure de justifier d’une période précise d’utilisation ou d’apporter la preuve du prêt, la meilleure habitude est de conserver :
C’est probablement le document clé. Au moment de récupérer la voiture de courtoisie, vous signez un contrat qui mentionne :
Cette pièce contractuelle intervient comme preuve officielle de la mise à disposition de la voiture. Conservez-en une copie bien au chaud ! En cas de doute ou de contestation ultérieure, vous avez sous la main la trace écrite et formelle qui établit d’une part que vous aviez droit à ce véhicule, et d’autre part, que vous l’avez utilisé dans une plage horaire précise. Sans ce contrat, la démonstration devient plus complexe, car il ne reste souvent que la bonne foi ou éventuellement des témoignages : or, ça ne pèse généralement pas très lourd, surtout si un litige sérieux se déclare.
Dans certains cas, le prêt d’un véhicule de courtoisie se fait gratuitement (offert par le garage ou l’assurance). Dans d’autres circonstances, vous réglez un montant journalier ou hebdomadaire, ensuite remboursé par votre assureur. Quelle que soit la configuration, vous disposez rarement d’un contrat seul : très souvent, une facture, un reçu ou un relevé de transaction accompagne le document de prêt.
Ces éléments constituent des preuves solides : la facture mentionne la date de prise en charge et celle de restitution. Elle précise également les informations sur l’entreprise ou le garage qui a fourni le véhicule. C’est important, notamment si vous devez prouver auprès d’un tribunal ou d’une institution officielle la véracité de votre utilisation. Le simple fait d’avoir la facture avec votre nom, le véhicule concerné et les dates, c’est un atout majeur.
Parfois, on ne vous remet pas un contrat en bonne et due forme, mais un document plus simple, comme une attestation ou un certificat établi par le garage. Ce papier indique que votre voiture personnelle est restée en réparation chez eux, et qu’en attendant, ils vous ont fourni un véhicule de courtoisie. Ce document :
C’est un justificatif particulièrement précieux quand on vous le demande a posteriori, par exemple pour compléter un dossier d’assurance qui exigerait de prouver la période de location. D’un point de vue légal, cette attestation peut être rédigée sur du papier à en-tête du garage, ou simplement signée et tamponnée, ce qui en fait un moyen de preuve reconnu par de nombreuses compagnies d’assurance et organismes officiels.
Bien souvent, le véhicule de courtoisie est couvert par une assurance appartenant au garage ou au loueur, ou bien il est rattaché à votre propre contrat d’assurance le temps de la réparation. Dans les deux cas, une attestation d’assurance spécifique peut être produite si nécessaire. Dans la pratique, ce document est essentiel, car il prouve que le véhicule était assuré et que vous étiez autorisé à le conduire : un point non négligeable si un sinistre survenait pendant cette période.
Pour justifier auprès d’une tierce personne de l’utilisation effective du véhicule, vous pouvez demander à votre assureur (ou à celui du garage) une copie de cette attestation mentionnant votre nom, les références du contrat et la période concernée. D’ailleurs, si vous devez un jour rédiger un courrier de contestation ou un courrier expliquant que vous n’étiez pas au volant de votre véhicule habituel parce qu’il était en panne, cette attestation d’assurance sur le véhicule de courtoisie vient appuyer votre bonne foi.
Maintenant que l’on connaît les principaux documents, je vous propose de parcourir des exemples concrets de situations qui mettent en lumière l’intérêt (voire la nécessité) de pouvoir prouver l’usage d’un véhicule de courtoisie.
Si on vous accorde un véhicule de remplacement pendant que votre voiture est immobilisée, dans le cadre d’un contrat d’assurance auto, il se peut que vous ayez à verser une avance. Ensuite, vous êtes remboursé sous certaines conditions. Les assureurs sont souvent vigilants pour éviter les abus. Il sera donc indispensable de fournir :
• Le contrat de prêt du véhicule (ou la convention de location). • La facture avec les dates précises de mise à disposition et le coût. • Un éventuel rapport d’expertise ou une attestation de réparation pour justifier que votre voiture était bien hors service.
Sans tout cela, vous risquez de voir votre demande de remboursement rejetée ou retardée parce qu’il manquera des informations. Le secret consiste à archiver soigneusement chaque justificatif remis par le garage, du bon de réparation à l’attestation d’usage du véhicule de courtoisie.
Imaginez qu’on vous envoie une amende pour excès de vitesse, associée à la plaque d’immatriculation de… votre propre voiture. Or, vous étiez exactement sur la route ce même jour, mais au volant d’un véhicule de courtoisie. Peut-être que votre voiture personnelle était encore au garage, ou qu’elle n’avait même pas bougé du parking. Dans ce cas, prouver que vous utilisiez un autre véhicule peut vous aider à être exonéré de la contravention : vous montrez via le procès-verbal que l’immatriculation mentionnée ne correspond pas à celle du véhicule que vous conduisiez ce jour-là, et vous appuyez votre argument avec votre contrat de voiture de courtoisie et éventuellement un témoignage ou une attestation du garage.
J’ai déjà aidé un automobiliste qui avait été flashé, soi-disant, avec sa voiture, alors qu’il était en pleine période de prêt d’un véhicule de remplacement. Sur le papier, la date et l’horaire du contrat de courtoisie lui permettaient de prouver que sa voiture n’avait pas bougé, renforçant l’idée qu’il y avait eu une erreur d’immatriculation, ou que quelqu’un utilisait des plaques volées. Dans tous les cas, les documents fournis ont suffi à prouver son innocence.
Autre situation courante, bien qu’un peu moins connue : vous vous heurtez à un litige parce que le garage vous réclame un supplément pour la location du véhicule. Vous pensiez avoir rendu la voiture de courtoisie dans les délais, mais le garagiste soutient que vous êtes revenu un jour plus tard que prévu. Dans ce cas, le contrat de mise à disposition que vous avez signé, accompagné d’un document qui prouve l’heure de restitution (par exemple un état des lieux de sortie daté ou un ticket d’essence mentionnant l’heure) peut vous aider à faire valoir votre droit.
En effet, si le garage tente de rajouter des frais parce qu’il estime que l’usage s’est prolongé, il aura besoin d’éléments précis pour soutenir sa demande. Grâce au bon de restitution et aux informations que vous possédez, vous pourrez prouver que vous aviez tout rendu dans les temps. Je préconise toujours de bien vérifier avec le garage lors de la remise des clés que vos dates soient clairement validées, afin d’éviter tout malentendu par la suite.
Pour apporter la preuve de votre utilisation d’un véhicule de courtoisie sans y passer des heures, l’idéal est d’organiser vos papiers au fur et à mesure. Quand vous récupérez la voiture, assurez-vous d’obtenir un document officiel tel que le contrat ou une attestation. Si vous payez quelque chose, gardez une trace écrite (facture, quittance, reçu de carte bancaire). Faites rapidement une copie ou un scan de ces papiers. De nos jours, avec un simple smartphone, on peut numériser et conserver un dossier digital. Cela permet d’avoir tout sous la main en cas de besoin.
En outre, si la voiture de remplacement vous est fournie suite à un accident, attendez le rapport de l’expert et le compte-rendu de l’assurance. Vous conservez ce dossier dans le même classeur ou la même pochette numérique. Ainsi, s’il arrive un événement imprévu, vous évitez de multiplier les recherches fastidieuses pour mettre la main sur la bonne pièce. Moi, je recommande un classement par date dans un dossier « Véhicule », sous-dossier « Sinistre du [date] », par exemple. Cela vous évitera de vous éparpiller.
Enfin, avant de vous séparer définitivement de ces documents (si toutefois vous envisagez de les jeter plus tard), sachez qu’il est souvent préférable de conserver pendant au moins deux ans tous les documents relatifs à une location ou à un prêt de véhicule, qu’il s’agisse d’un véhicule de courtoisie ou non. Pourquoi deux ans ? Parce que c’est généralement la durée légale pendant laquelle la plupart des litiges peuvent survenir ou être poursuivis – certaines contraventions peuvent arriver avec retard, des litiges avec un garagiste peuvent se déclarer plusieurs mois après. Rester vigilant vous évitera bien des frayeurs !
Lorsque vous rédigez un courrier pour justifier l’utilisation d’un véhicule de courtoisie, par exemple pour vous défendre devant une autorité ou pour réclamer un remboursement, il est important d’être précis dans les termes que vous employez. Par expérience, voici ce que je vous recommande d’inclure :
• La mention explicite de « véhicule de courtoisie » ou « véhicule de remplacement » dans l’objet. • Les dates exactes d’utilisation : préciser jour, mois, année et si possible l’heure de prise en charge et de restitution. • Les références du contrat si vous en avez un (numéro de contrat, date de signature). • Les détails de votre véhicule personnel : immatriculation, marque, modèle, pour montrer que celui-ci était bien immobilisé. • L’assurance concernée : numéro de contrat, nom de la compagnie, date de validité.
En utilisant ces formulations spécifiques, vous permettez aux organismes ou destinataires de traiter plus rapidement votre dossier. Si jamais vous doutez, n’hésitez pas à faire apparaître les mots-clés bien en évidence au tout début du courrier.
Il arrive qu’en plus des documents officiels, on vous demande (ou vous jugez nécessaire) de rédiger une attestation sur l’honneur. Cette attestation a pour but d’appuyer votre déclaration, en précisant que vous certifiez avoir utilisé le véhicule de courtoisie du [date] au [date], ou n’avoir pas été au volant de votre voiture personnelle durant cette période.
Pour rédiger ce type d’attestation, vous pouvez faire simple : indiquez vos coordonnées, les références du véhicule prêté (modèle, plaque), la période d’emprunt, et concluez en affirmant sur l’honneur que vous dites la vérité et qu’en cas de fausse déclaration, vous pourriez être poursuivi. N’oubliez pas de signer. Cette pièce, même si elle n’a pas la même force probante qu’un contrat ou une facture, peut être très utile pour renforcer votre dossier et témoigner de votre bonne foi, surtout si vous y joignez les justificatifs mentionnés plus haut.
Je reçois souvent des questions du type : « Est-ce vraiment indispensable de conserver tous ces papiers ? ». Pour illustrer l’enjeu, voici un exemple concret que j’ai rencontré l’an dernier : un automobiliste avait eu un accident non responsable. Son assureur couvrait les frais de location d’un véhicule de courtoisie, plafonnés à 30 euros par jour, durant 15 jours maximum. Le garage lui a accordé un prêt de 20 jours, dont 5 jours ont dépassé la franchise de l’assurance. Lorsque l’automobiliste a réclamé la somme manquante (il devait, selon lui, être remboursé intégralement pour ces 20 jours), l’assurance lui a demandé :
1) Le contrat de prêt (pour vérifier le coût journalier et la durée prévue). 2) La facture détaillée établie par le garage, indiquant précisément la date de début et la date de fin. 3) Une attestation du garage certifiant que son véhicule personnel n’était pas en état de rouler.
Faute de fournir rapidement ces éléments, il a perdu du temps et n’a pas pu recevoir le montant qu’il souhaitait. L’assureur lui a finalement expliqué qu’il n’était couvert que pour 15 jours. Or, le contrat de prêt indiquait en toutes lettres que la prise en charge pouvait être modulée dès que la réparation était terminée. En d’autres termes, il n’y avait pas d’autre choix que d’honorer les jours supplémentaires lui-même. S’il avait gardé à portée de main le contrat, la facture et l’attestation, il aurait pu plus vite clarifier la situation et prendre une décision informée quant à la restitution du véhicule.
On voit à travers cet exemple que ces pièces servent non seulement à prouver qu’on a utilisé un véhicule de courtoisie, mais aussi à expliquer les modalités (durée autorisée, coût, conditions d’assurance) pour calculer un éventuel remboursement. Sur un plan purement financier, le fait de ne pas avoir ses documents en ordre peut mener à des pertes de temps, voire à des pertes d’argent si vous manquez des délais de réclamation ou si vous ne pouvez pas contrer un argument de la partie adverse.
Bien des gens rencontrent des litiges parce qu’ils n’ont pas su rassembler toutes les preuves ou clarifier leur position. Pour éviter cela, je vous suggère quelques principes à adopter dès que vous empruntez une voiture de remplacement :
• Assurez-vous de lire intégralement le contrat ou l’attestation avant de signer : repérez si toutes les mentions (dates, immatriculation, coûts) sont correctes. • Demandez une copie immédiate du document et conservez-la en lieu sûr : ne partez pas en vous disant que vous la récupérerez plus tard ! • Vérifiez le relevé kilométrique à la prise en charge et à la restitution : cela peut servir de preuve pour valider la durée d’utilisation ou l’absence d’exploitation abusive. • Pensez à faire mentionner noir sur blanc la date et l’heure auxquelles vous rendez le véhicule. • Si vous payez des frais supplémentaires (carburant, dépassement de temps), demandez un reçu.
Ces petites précautions peuvent paraître fastidieuses sur le moment, mais elles vous garantissent sérénité plus tard, au cas où l’on vous reprocherait d’avoir dépassé les délais, d’avoir abîmé la carrosserie ou de ne pas être dans votre droit. Elles renforcent également votre crédibilité face aux assureurs, gendarmes ou juges en cas de litige.
Enfin, dans certaines images très spécifiques, vous pourriez être amené à compléter votre dossier avec d’autres preuves. Par exemple :
• Témoignages : Si une personne de votre entourage ou un voisin peut attester vous avoir vu conduire un véhicule de courtoisie à une date donnée, cela peut peser dans la balance, bien que ça reste du déclaratif. • Fiches de passage : Certains parkings ou autoroutes conservent des traces de votre immatriculation si vous payez par carte ou si vous utilisez un badge. Ces enregistrements peuvent prouver que vous étiez bien au volant d’un autre véhicule. • Photographies datées : Dans des cas plus rares, on peut avoir des photos prises par soi-même ou par le garage, mentionnant la date et l’heure, démontrant l’immobilisation de votre voiture personnelle.
Je conseille de ne pas hésiter à rassembler tout ce qui peut corroborer votre déclaration, surtout si vous êtes confronté à un désaccord tenace ou à un dossier sensible (exemple : litige assurantiel portant sur plusieurs centaines d’euros). Cela dit, les documents officiels (contrat, facture, attestation) restent la base, sur laquelle vous pouvez ensuite ajouter des éléments complémentaires pour consolider votre argumentaire.
Lorsqu’un conflit éclate ou que vous vous retrouvez face à des demandes répétées de la part de votre assureur, vous pouvez avoir besoin d’un accompagnement. Un conseil que je donne souvent : ne restez pas seul avec votre dossier. Un avocat spécialiste du droit de la consommation ou un médiateur peut vous conseiller. Par ailleurs, vous pouvez également contacter le service client de votre assurance pour qu’on vous indique précisément la liste de documents à fournir.
Enfin, si vous n’êtes pas à l’aise avec la rédaction de courriers administratifs, n’oubliez pas que vous pouvez vous inspirer de modèles de lettres disponibles sur Internet. Veillez cependant à personnaliser ces modèles afin de bien refléter votre situation. À travers mon blog, j’essaie de mettre à disposition des modèles gratuits et des conseils de rédaction simples. Cette astuce peut vous faire gagner un temps précieux si l’entreprise d’en face exige un courrier bien formel.
Pour démontrer que vous avez bien fait usage d’un véhicule de courtoisie, il est impératif de présenter un contrat de prêt (ou de location), une facture attestant la durée et les conditions financières, ainsi qu’une attestation du garage ou du loueur certifiant que votre véhicule était indisponible. Chacune de ces pièces remplit une fonction précise :
• Le contrat vous identifie en tant que conducteur autorisé, et spécifie les dates. • La facture prouve la réalité de la transaction et les sommes éventuellement engagées. • L’attestation certifie qu’on vous a bel et bien fourni ce véhicule en remplacement de votre voiture principale. • Au besoin, l’attestation d’assurance confirme que vous étiez couvert pendant la période concernée.
Ces éléments vous protègent en cas de litige avec un assureur, un garage ou une administration. Ils peuvent vous aider à contester une contravention, obtenir un remboursement ou prouver votre bonne foi si votre véhciule personnel était hors service.
Prendre le temps de conserver ces justificatifs et de les organiser peut vous éviter de longues heures de discussion et des courriers répétitifs. Comme je l’ai souvent constaté, il suffit parfois de sortir les bonnes pièces pour résoudre une situation kafkaïenne. Cela vaut vraiment la peine de mettre toutes les chances de votre côté !
J’espère que ce guide vous aide à voir plus clair dans les démarches et vous inspire des réflexes simples : demander et garder systématiquement un exemplaire des contrats, factures et attestations liés au prêt d’un véhicule de courtoisie. Si vous avez un doute ou une question spécifique, n’hésitez pas à consulter un professionnel (avocat, organisme de protection des consommateurs) ou à demander conseil à votre assurance, qui pourra vous donner la marche à suivre précise pour votre dossier.
En attendant, je vous souhaite une excellente continuation et une route sereine, avec ou sans véhicule de remplacement ! Si vous cherchez des modèles de lettres pour accompagner votre dossier, vous pouvez bien sûr visiter mon espace dédié. Chaque situation est unique, donc adaptez toujours les modèles à votre cas particulier. Bonne rédaction, et à très bientôt pour d’autres astuces administratives !